Klachtenregeling WKI

Versie: oktober 2026

Artikel 1. Definities

• Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden: activiteiten ter verkrijging van voldoening buiten rechte van een vordering tot betaling van een geldsom, als bedoeld in de Wet kwaliteit incassodienstverlening (WKI).
• Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de schuldenaar jegens een advocaat van Van Dijk c.s. Advocaten over de uitvoering van de buitengerechtelijke incassowerkzaamheden, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet.
• Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van klachten, zijnde mr. W.J.F. Geertsen.
• Klager: de schuldenaar die, dan wel met tussenkomst van zijn vertegenwoordiger, een klacht indient.
• Schuldenaar: de natuurlijk persoon die zijn woonplaats in Nederland heeft en die gehouden is of geacht wordt een geldvordering te voldoen.

Artikel 2. Reikwijdte van deze klachtenregeling

Deze klachtenregeling WKI is uitsluitend van toepassing op buitengerechtelijke incassowerkzaamheden die worden verricht door de advocaten van Van Dijk c.s. Advocaten. Klachten van cliënten vallen onder de reguliere kantoorklachtenregeling op grond van artikel 6.28 van de Verordening op de Advocatuur.

Artikel 3. Doel van de klachtenregeling

Deze regeling heeft tot doel een zorgvuldige, transparante en tijdige afhandeling van klachten van schuldenaren over buitengerechtelijke incassowerkzaamheden te waarborgen, conform de eisen van de WKI.

Artikel 4. Interne klachtprocedure

1. Een schuldenaar is bevoegd een klacht in te dienen, dan wel te laten indienen door zijn vertegenwoordiger. De klacht wordt na ontvangst terstond aan de klachtenfunctionaris voorgelegd.
2. De klachtenfunctionaris bespreekt de klacht met de advocaat of medewerker op wie de klacht betrekking heeft.
3. Indien de klacht zich leent voor een directe oplossing, wordt in overleg met de betrokken advocaat en de klager een passende oplossing gerealiseerd.

1. Indien een formelere beoordeling noodzakelijk is, brengt de klachtenfunctionaris de klager en de betrokken advocaat binnen één maand na ontvangst van de klacht schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, eventueel vergezeld van aanbevelingen.
2. Indien de termijn van één maand niet haalbaar blijkt, stelt de klachtenfunctionaris de klager en de betrokken advocaat daarvan schriftelijk op de hoogte, onder vermelding van de termijn waarbinnen alsnog een oordeel zal worden gegeven.
3. De advocaat over wie is geklaagd wordt in de gelegenheid gesteld schriftelijk te reageren. Indien die reactie daartoe aanleiding geeft, wordt de klager uitgenodigd daarop te reageren.

Artikel 5. Kosten en geheimhouding

1. Aan de behandeling van een klacht zijn voor de klager geen kosten verbonden.
2. De klachtenfunctionaris en de betrokken advocaat betrachten geheimhouding bij de behandeling van de klacht.

Artikel 6. Externe klachtbehandeling

Indien een klacht niet tot tevredenheid van de klager intern wordt opgelost, kan de klager de klacht voorleggen aan:

• de bevoegde rechter te Maastricht, of
• de Deken van de Orde van Advocaten Limburg, indien de klacht betrekking heeft op het handelen of nalaten van een advocaat.

Deze externe mogelijkheden voldoen aan de eisen van artikel 13 lid 5 WKI.

Artikel 7. Registratie en interne evaluatie

1. De klachtenfunctionaris houdt een register bij van alle ingediende en behandelde klachten.
2. Indien een klacht gegrond wordt bevonden, wordt gestreefd naar een passende oplossing en worden eventuele verbetermaatregelen binnen kantoor besproken.
3. Periodiek wordt binnen kantoor met alle advocaten en overige medewerkers onder verantwoordelijkheid van mr. W.J.F. Geertsen gecommuniceerd over ingediende klachten en de wijze van afhandeling.
4. Deze klachtenregeling WKI maakt deel uit van het interne protocol van Van Dijk c.s. Advocaten en wordt jaarlijks geactualiseerd.
5. Op verzoek wordt een kopie van deze klachtenregeling aan de Klager verstrekt.